Сдача отчётов — важная часть работы библиотек вузов. Наряду с другими подразделениями библиотеки участвуют в подготовке ВПО‑2 — документа, который подаётся в Министерство науки и высшего образования и отражает состояние информационной базы, включая библиотечный фонд.

Для библиотек это значит: необходимо собрать точные данные о наличии, движении и использовании литературы, избежать ошибок и уложиться в сроки. В этом году статистику нужно отправить до 20 апреля.

Вопрос в том, как снизить риски при формировании ВПО-2 и какими инструментами воспользоваться, чтобы собирать показатели быстрее и эффективнее?

Библиотечный фонд как важный компонент ВПО-2

Сведения о библиотечном фонде вуза, в том числе общежитий относятся к разделам 2.6 и 2.7 отчёта. Сбор и анализ данных для этого направления можно назвать особенно затруднительным ввиду ряда факторов:

• Частых несоответствий между реальными и первичными данными  документации;
• Ошибок в учёте движения фонда;
• Неточностей при подсчёте выданных материалов;
• Сложностей, вызванных определением учётной, обязательной литературы.

В процессе сбора возникают и организационные трудности, например, связанные с координацией работы библиотекарей и статистов разных подразделений. 

Инструменты заполнения раздела ВПО‑2: от библиотеки к цифровизации 

Традиционно вузы используют Excel, чтобы систематизировать отчёты подразделений. Этот способ нельзя назвать практичным. 

Ручной ввод данных чреват опечатками, пропусками, неверными формулами. Excel так же не проверяет смысловую корректность значений: например, не отличит «10 книг» от «10 экз.» без дополнительных настроек. Более того, библиотека рискует целостностью данных: любой сотрудник может по ошибке удалить не сохраненный документ без возможности восстановления.

Помимо операционных вопросов в зону риска входят сложности с вычислением и категоризацией литературы. Например, когда ответственный исполнитель случайно не внёс информацию по отдельным категориям дисциплин или ошибся в подсчётах общего объёма фонда.

IPR SMART снижает роль человеческого фактора в формировании статистики:

• Система автоматически фиксирует поступление новых изданий и их описания, что снижает число ошибок и исключает ручной ввод данных;
• В одном месте объединяет 165 000+ единиц литературы различных дисциплин и научных направлений;
• Через дополнительные сервисы помогает изучить востребованность литературы разных групп пользователей — студентов, библиотекарей и преподавателей;
• Соответствует единым стандартам отчётности.

Инструменты платформы IPR SMART позволяют одним кликом получить отчёт ВПО-2. Система автоматически сформирует статистику за указанный период и экспортирует данные в формате Excel по стандартам Приказа №90 Росстата. 

Используйте сервис для формирования отчёта ВПО-2 на платформе IPR SMART